Fuar, kongre ve seminer organizasyonlarında kayıt süreçleri artık yalnızca giriş anıyla sınırlı bir işlem değil; etkinliğin planlama aşamasından saha yönetimine kadar uzanan bütüncül bir deneyimin temel parçası haline geliyor. Elektraweb tarafından geliştirilen Fuar Kongre ve Seminer Dijital Kayıt Sistemi, organizatörlere bu süreci tek merkezden, veriye dayalı ve ölçülebilir şekilde yönetme imkânı sunuyor.
Dijital kayıt ve katılımcı yönetimi, Elektraweb Fuar Otomasyon Sistemi ile bulut tabanlı ve entegre bir yapıya taşınıyor. Google bulut sunucuları üzerinde, her etkinlik için özel olarak oluşturulan veri tabanı üzerinden çalışan sistem, donanım yatırımı ya da ek lisans maliyeti gerektirmiyor. Bu sayede organizatörler platforma istedikleri yerden ve farklı cihazlarla erişebiliyor. Katılımcı verileri güvenli şekilde saklanırken, ihtiyaç duyulan diğer yazılımlara hızlı ve pratik biçimde aktarılabiliyor.
Sistem, katılımcıları daha kayıt anından itibaren etkinliğin aktif bir parçası haline getiriyor. Etkinlik web sitesinde yer alan özel bağlantı ya da alandaki QR kodlar aracılığıyla saniyeler içinde kayıt tamamlanabiliyor. Kayıt sonrası dijital giriş kartı otomatik olarak e-posta yoluyla gönderiliyor. Katılımcılar fiziksel karta ihtiyaç duymadan bu dijital kart ile giriş yapabiliyor; görevli ekipler ise mobil uygulama üzerinden kartları cep telefonlarıyla okutarak hızlı ve kesintisiz bir kontrol süreci yürütüyor.
Elektraweb Fuar Otomasyon Sistemi, yalnızca kayıt ve giriş süreçlerini değil, etkinlik içi iletişim ve etkileşimi de kapsıyor. Yaka kartlarında yer alan QR kodlar sayesinde katılımcılar birbirlerinin iletişim bilgilerini doğrudan telefon rehberlerine aktarabiliyor; kartlar aynı zamanda dijital kartvizit işlevi görüyor. Mobil uygulama üzerinden program akışı, duyurular ve organizasyona ilişkin tüm bilgiler paylaşılırken, dijital randevu altyapısı ile birebir iş görüşmeleri planlanabiliyor.
Elektraweb CEO’su Kemal Oral, geliştirdikleri sistemin organizatörlere kayıt, giriş ve katılımcı etkileşimini tek platform üzerinden yönetme kolaylığı sağladığını belirtiyor. Bulut tabanlı altyapı sayesinde katılımcı kayıtlarından mobil uygulama kullanımına kadar tüm sürecin dijitalleştiğini vurgulayan Oral, sistemin 1. Uluslararası İçmimarlar Kongresi ve Sergisi’nde dijital kayıt ve mobil uygulama hizmetlerinde aktif olarak kullanıldığını ifade ediyor. Oral’a göre bu ölçekteki etkinliklerde organizasyon temposuna uyum sağlayan, veriyi anlık yöneten ve katılımcı deneyimini sadeleştiren dijital çözümler artık bir tercih değil, zorunluluk.
Süreçleri hızlandırmayı, operasyonel maliyetleri düşürmeyi ve katılımcı memnuniyetini artırmayı hedefleyen Elektraweb Fuar Kongre ve Seminer Dijital Kayıt Sistemi, etkinlik yönetiminde dijital dönüşümün somut ve uygulanabilir bir örneğini ortaya koyuyor.
