Ağustos ayının sonuna yaklaşırken, İstanbul fuarcılığı da birkaç aylık aranın ardından yeniden hareketlenmeye başlıyor.
IFCO – İstanbul Fashion Connection ile birlikte fuar alanları yeniden dolacak; stantlar kurulacak, ürünler sergilenecek, alıcılarla görüşmeler gerçekleştirilecek ve sektör temsilcileri uzun bir aradan sonra yeniden aynı çatı altında buluşacak.
Fuarları özlemiştik…
Koridorlardaki hareketliliği, stantlarda başlayan yeni iş birliklerini, farklı ülkelerden gelen alıcıları ve sektörün aynı noktada buluşmasından doğan o güçlü enerjiyi yeniden hissedeceğiz.
Ancak fuar sezonu yeniden başlarken önemli bir gerçeği de hatırlamak gerekiyor:
Bir fuarın en önemli günü, açılış günü değil; fuardan sonraki ilk gündür.
Çünkü fuar boyunca kurulan temasların, yapılan görüşmelerin ve toplanan kartvizitlerin gerçek değeri ancak fuar sonrasında ortaya çıkar.
Stant sökülünce iş bitiyor mu?
Fuar öncesinde firmalar aylarca hazırlık yapıyor.
Stant tasarımları hazırlanıyor, ürünler seçiliyor, kataloglar basılıyor, ekipler belirleniyor ve davetler gönderiliyor. Fuar süresince ziyaretçiler ağırlanıyor, yüzlerce görüşme yapılıyor, kartvizitler alınıyor ve yeni iş bağlantılarının temelleri atılıyor.
Fuar kapılarını kapattığında ise herkes yorgun bir şekilde günlük işlerine dönüyor.
Toplanan kartvizitler bir masanın üzerinde kalıyor.
Görüşme notları farklı defterlerde unutuluyor.
“Önümüzdeki hafta ararız” denilen müşterilere zamanında dönüş yapılmıyor.
Gönderilmesi gereken teklifler gecikiyor.
Fuar sırasında oldukça sıcak olan temaslar, birkaç gün içerisinde etkisini kaybediyor.
Oysa stant söküldüğünde fuar bitmez.
Tam tersine, ticari sürecin en önemli bölümü o anda başlar.
İlk 24 saat neden önemli?
Fuarda yalnızca sizin firmanız görüşme yapmıyor.
Ziyaretçiler aynı gün içerisinde onlarca stant geziyor, farklı firmalarla tanışıyor, çeşitli ürünleri inceliyor ve çok sayıda teklif talep ediyor.
Siz müşteriye dönüş yapmak için bir hafta beklerseniz, rakibiniz çoktan teşekkür mesajını göndermiş, kataloğunu paylaşmış, fiyat teklifini hazırlamış ve ikinci görüşme için randevusunu oluşturmuş olabilir.
Bu nedenle fuar sonrasındaki ilk 24 saat, kurulan ilişkinin devamı açısından son derece önemlidir.
Gönderilecek kısa ve kişiye özel bir teşekkür mesajı bile firmanın hafızada kalmasını sağlar.
Ancak burada yalnızca hızlı olmak yetmez.
Doğru, planlı ve kişiselleştirilmiş bir takip süreci oluşturmak gerekir.
Herkese aynı mesajı göndermek, yalnızca genel bir katalog paylaşmak veya görüşmenin ayrıntılarını hatırlamadan iletişime geçmek çoğu zaman yeterli değildir.
Müşteri, fuarda yaptığı görüşmenin hatırlandığını görmek ister.
Hangi ürünle ilgilendiği, hangi pazarda faaliyet gösterdiği ve hangi konuda bilgi talep ettiği bilinmelidir.
Çünkü ticaret, yalnızca ürün sunmakla değil; karşı tarafın ihtiyacını doğru anlamakla başlar.
Her kartvizit aynı değerde değildir
Fuar sırasında toplanan kartvizit sayısı, uzun yıllar boyunca başarının göstergesi olarak kabul edildi.
“Fuarda 500 kartvizit topladık” denildiğinde organizasyonun başarılı geçtiği düşünüldü.
Ancak 500 kartvizitin kaçının gerçek bir müşteriye dönüştüğü çoğu zaman sorgulanmadı.
Oysa her ziyaretçi aynı ticari potansiyele sahip değildir.
Bazıları kısa sürede satın alma yapabilecek sıcak müşteridir.
Bazıları fiyat, numune veya ayrıntılı teklif bekleyen potansiyel alıcıdır.
Bazıları ise uzun vadede iş birliği yapılabilecek önemli bir bağlantıdır.
Bu nedenle fuar sonrasında yapılması gereken ilk iş, görüşmeleri doğru şekilde sınıflandırmaktır.
Kime hemen teklif gönderilecek?
Kiminle çevrim içi toplantı yapılacak?
Kim numune bekliyor?
Hangi müşteri satış ekibine yönlendirilecek?
Kim üç ay sonra yeniden aranacak?
Bu soruların cevapları fuar sırasında kaydedilmeli, fuar sonrasında ise sistemli biçimde takip edilmelidir.
Kartvizit değil, veri toplamak gerekiyor
Bugünün iş dünyasında kartvizit tek başına yeterli değildir.
Firmalar fuar görüşmelerini dijital sistemlere aktarmalı; ziyaretçinin ülkesi, faaliyet alanı, ilgilendiği ürün, satın alma potansiyeli ve görüşmenin sonraki adımı kayıt altına alınmalıdır.
CRM sistemleri tam da bunun için vardır.
Ancak birçok firma bu sistemleri aktif biçimde kullanmasına rağmen fuar görüşmelerini hâlâ defterlere, kartvizitlerin arkasına veya kişisel telefonlara kaydediyor.
Bu da bilginin şirket hafızasına değil, yalnızca görüşmeyi yapan kişinin hafızasına bırakılmasına neden oluyor.
Personel değiştiğinde veya aradan zaman geçtiğinde, önemli bağlantılar da kayboluyor.
Fuar sırasında elde edilen bilgiler, şirketin en değerli ticari verilerinden biridir. Bu verinin düzenli biçimde kaydedilmesi, analiz edilmesi ve satış ekibiyle paylaşılması gerekir.
Fuar başarısı nasıl ölçülmeli?
Bir fuarın başarısı yalnızca stant ziyaretçisiyle veya dağıtılan katalog sayısıyla ölçülmemelidir.
Asıl ölçülmesi gereken sonuçlardır:
Kaç nitelikli görüşme yapıldı?
Kaç müşteriye teklif gönderildi?
Kaç numune talebi alındı?
Kaç yeni distribütör adayıyla tanışıldı?
Kaç görüşme siparişe dönüştü?
Fuar sonucunda ne kadar ihracat bağlantısı kuruldu?
Yapılan yatırımın karşılığı alınabildi mi?
Bu sorulara cevap verilemiyorsa, fuara katılımın gerçek başarısını değerlendirmek de mümkün değildir.
Geçen haftaki yazımda yeni nesil sanayicinin fuarlardan artık daha fazla gösteriş değil, daha fazla ticari sonuç beklediğini ifade etmiştim.
İşte bu sonuç, yalnızca fuar alanında değil; fuardan sonra yürütülen takip sürecinde ortaya çıkar.
En büyük stant her zaman en fazla ticareti yapan stant değildir.
Ancak en düzenli takip yapan, müşterisine en hızlı dönen ve görüşmeleri doğru yöneten firma, çoğu zaman fuarın gerçek kazananı olur.
Organizatörün görevi fuarla birlikte bitmemeli
Fuar sonrasındaki sorumluluk yalnızca katılımcı firmalara ait değildir.
Organizatörlerin de fuar kapandıktan sonra katılımcılarıyla iletişim kurmayı sürdürmesi gerekir.
Katılımcılara ziyaretçi verileri sunulmalı, gerçekleştirilen B2B görüşmeler raporlanmalı, geri bildirimler alınmalı ve kurulan bağlantıların sürdürülebilmesi için dijital imkânlar sağlanmalıdır.
Geleceğin fuarcılığında organizatörler yalnızca salonu açıp kapatan kurumlar olmayacak.
Fuar öncesinde doğru alıcıyı bulan, fuar sırasında doğru eşleştirmeyi yapan ve fuar sonrasında ticari ilişkinin devamını destekleyen iş ortakları olacak.
Çünkü katılımcının fuardan sonuç alması, organizatörün de en önemli başarı göstergesidir.
Son Söz…
İstanbul’da fuar sezonu yeniden başlıyor.
IFCO ile birlikte salonlar yeniden dolacak, sektör temsilcileri buluşacak ve yeni ticari ilişkilerin ilk adımları atılacak.
Ancak asıl mesele, fuar alanında kaç kişiyle tanışıldığı değil; bu tanışmaların kaçının kalıcı bir ticari ilişkiye dönüştürülebildiğidir.
Fuarın açılış günü heyecanlıdır.
Fuarın son günü yorucudur.
Fakat fuardan sonraki ilk gün, ticaret açısından en değerli gündür.
Çünkü kartvizitler o gün müşteriye, görüşmeler teklife, teklifler de siparişe dönüşmeye başlar.
Unutmayalım:
Fuar kapıları kapandığında organizasyon sona erer; fakat ticaret tam da o gün başlar.